Uitleendienst (materiaal)

Organiseer je een evenement: toneelstuk, tentoonstelling, kamp, optreden, ...? Dan kan je heel wat materiaal uitlenen bij de gemeentelijke uitleendienst.

Wie kan materiaal uitlenen?

Het materiaal van de gemeentelijke uitleendienst kan worden uitgeleend aan volgende gebruikers, opgedeeld in categorieën A en 0:

  • Categorie A
    • erkende verenigingen*
    • politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad
    • gemeentebesturen uit de regio Pajottenland - Zennevallei
    • intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
    • politiezone Zennevallei
  • Categorie 0
    • de gemeente, het OCMW, de PEVA, het AGB
    • door de gemeente erkende adviesraden
    • door de Vlaamse overheid erkende onderwijsinstellingen van binnen het grondgebied van Sint-Pieters-Leeuw

* erkende vereniging = een vereniging erkend door het gemeentebestuur van Sint-Pieters-Leeuw na advies door de volgende adviesraden van de gemeente: de cultuurraad (socio-culturele verenigingen), de sportraad (sportverenigingen), de jeugdraad (jeugdverenigingen), de seniorenraad (seniorenverenigingen) de GROS (ontwikkelingshulp), de raad voor Lokale Economie en de milieuraad. Bij onduidelijkheid of twijfel over onder welke categorie een gebruiker valt, beslist het college van Burgemeester en Schepenen over de aanvraag.

Straat-, wijk- of buurtfeesten worden gelijkgesteld met erkende verenigingen indien zij voldoen aan volgende voorwaarden:

  • de activiteit wordt georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Sint-Pieters-Leeuw;
  • de activiteit richt zich tot alle inwoners uit de straat, buurt of wijk. Hiervoor worden alle bewoners van de betrokken straat of buurt schriftelijk uitgenodigd ongeacht politieke, religieuze of filosofische overtuigingen en ongeacht de persoonlijke situatie;
  • de organisatoren wonen in de betrokken straat of buurt;
  • de promotie / uitnodiging vermeldt de steun van de gemeente Sint-Pieters-Leeuw.

Volgende activiteiten zijn geen straat-, wijk- of buurtfeest:

  • privéfeesten;
  • familiefeesten;
  • schoolfeesten;
  • feesten van vzw’s, vennootschappen of verenigingen met een ander hoofddoel dan het bevorderen van sociale contacten en leefbaarheid in de buurt;
  • feesten met een politiek, religieus, filosofisch of commercieel karakter;
  • feesten met een winstgevend doel;
  • buurt- of wijkkermissen, eetfestijnen, braderijen, …

Welk materiaal is beschikbaar via de uitleendienst?

Een overzicht van al het beschikbare materiaal, kan je helemaal onderaan raadplegen in het aanvraagformulier. In dit overzicht vind je per item het beschikbaar aantal stuks, de prijs per stuk voor erkende verenigingen en gelijkgestelden, en de eventueel te betalen waarborg. Het uitlenen van materiaal is gratis voor categorie 0, onverminderd het betalen van de waarborg en/of verzekering.

Hoe materiaal aanvragen?

De aanvraag gebeurt schriftelijk op het daartoe bestemde formulier (maximum 1 jaar en minimum 4 weken vóór de activiteit – uitzonderingen op deze reserveringstermijn vind je in het algemeen uitleenreglement). De aanvraag gebeurt door een verantwoordelijke van de vereniging of instelling. Hij is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal en de stipte nakoming van het algemeen uitleenreglement, inclusief alle bijlagen betreffende de huur van het mobiel podium, de kadertent en/of de veiligheidskoffer.

Het formulier kan je onderaan downloaden of kan je bekomen bij de hiernaast vermelde diensten. Bezorg het formulier ingevuld terug aan één van de hiernaast vermelde diensten (via de post, via e-mail of geef het persoonlijk af). De dienst aan wie je het formulier bezorgt, handelt je aanvraag verder af. De aanvraag is pas definitief na een schriftelijke of elektronische bevestiging. De behandelende dienst verstuurt deze bevestiging of het bericht van niet beschikbaarheid binnen 10 werkdagen na ontvangst van de formulieren. Nadien maakt de behandelende dienst de factuur voor al het ontleende materiaal.

Waar en wanneer materiaal afhalen en terugbrengen?

Het materiaal wordt door de gebruiker opgehaald/teruggebracht in de gemeentelijke loods Brabantpoort, Pepingensesteenweg 250, 1600 Sint-Pieters-Leeuw, tenzij anders werd overeengekomen.
Binnen de gemeente is het mogelijk om het materiaal door de gemeentediensten te laten leveren of ophalen tijdens de kantooruren. Hiervoor wordt een bijdrage van 30 euro per activiteit gevraagd.

De uitleendienst bezorgt na de aanvraag een bevestigingsformulier waarop de exacte datum van ophalen en terugbrengen wordt vermeld.
Zelf afhalen van materiaal kan op maandagnamiddag en vrijdagnamiddag (telkens van 13 tot 15.30 uur), terugbrengen op maandagvoormiddag en vrijdagvoormiddag (telkens van 8.30 tot 12 uur).